Nutzungs- und Buchungsbedingungen
Version 2026-09-06
Geltungsbereich
Diese Bedingungen gelten für die Nutzung des Vilenia-Kontos und für Buchungen, die über die Plattform vermittelt werden. Vor Abschluss einer Buchung werden das konkrete Retreat, der Anbieter, der Reisezeitraum, die Teilnehmerzahl, die enthaltenen Leistungen und der verbindliche Gesamtpreis noch einmal zusammengefasst. Abweichende Angaben eines Anbieters gelten nur, wenn sie in dieser Buchungszusammenfassung ausdrücklich festgehalten sind.
Konto und Zugangsdaten
Für die Registrierung sind richtige und erreichbare Kontaktdaten anzugeben. Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden und sollten mit einem nur für Vilenia verwendeten Passwort geschützt werden. Eine Buchung als Gast bleibt möglich; ein Konto erleichtert lediglich den Zugriff auf Buchungen, Dokumente, Nachrichten und gemerkte Angebote.
Rolle von Vilenia und Anbieter
Vilenia stellt die Buchungsplattform bereit und vermittelt das ausgewählte Retreat des in der Buchung benannten Anbieters. Die konkrete Durchführung, Unterkunft, Verpflegung und das Retreatprogramm werden durch den jeweiligen Anbieter erbracht, soweit in der Buchungsübersicht nichts anderes ausgewiesen ist. Anreise, Flüge, Transfers und persönliche Reiseversicherungen sind nur enthalten, wenn sie ausdrücklich als Leistung aufgeführt werden.
Angebote und Buchungsabschluss
Die Darstellung eines Retreats ist noch kein verbindlicher Vertragsschluss. Während des Checkouts wird die ausgewählte Kapazität zeitlich begrenzt reserviert und die Verfügbarkeit erneut geprüft. Die Buchung wird erst verbindlich, wenn der Zahlungsvorgang erfolgreich abgeschlossen und die Buchung durch Vilenia bestätigt wurde. Die Bestätigung und die maßgeblichen Vertragsinformationen werden anschließend dauerhaft im Kundenbereich oder über einen geschützten Gastzugang bereitgestellt.
Preise und Zahlung
Es gilt der unmittelbar vor der Zahlungsfreigabe angezeigte Gesamtpreis für den ausgewählten Zeitraum, die Personenzahl, die Zimmerart und gebuchte Extras. Unterstützte Zahlungsarten können abhängig vom Zahlungsdienstleister, vom Endgerät und von dessen eigener Prüfung variieren. Eine Ratenzahlung oder spätere Zahlung steht nur zur Verfügung, wenn der jeweilige Zahlungsdienstleister sie im konkreten Fall anbietet.
Angaben der Teilnehmenden
Buchende Personen müssen sicherstellen, dass Namen, Erreichbarkeit und buchungsrelevante Angaben vollständig und zutreffend sind. Freiwillige Hinweise zu Ernährung oder Barrierefreiheit dienen der Vorbereitung durch den Anbieter, ersetzen aber keine individuelle medizinische Beratung. Besondere gesundheitliche Anforderungen sollten vor der Buchung direkt mit Vilenia oder dem Anbieter geklärt werden.
Änderungen durch den Anbieter
Unwesentliche Änderungen am Ablauf können erforderlich werden, wenn äußere Umstände, Wetter, Verfügbarkeit einzelner Programmpunkte oder die Sicherheit der Teilnehmenden dies verlangen. Bei erheblichen Änderungen informieren wir die buchende Person über die hinterlegte E-Mail-Adresse und teilen die verfügbaren Optionen mit. Bereits zugesagte wesentliche Leistungen werden nicht stillschweigend durch geringerwertige Leistungen ersetzt.
Stornierung und Erstattung
Für Stornierungen gelten die bei Abschluss der Buchung angezeigten und archivierten Bedingungen des Vilenia-Stornoschutzes. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, zu dem die Stornierung über den vorgesehenen Kunden- oder Supportweg bei Vilenia eingeht. Die konkrete Erstattung und eine mögliche Stornogebühr werden vor der verbindlichen Bestätigung der Stornierung nachvollziehbar ausgewiesen.
Kommunikation und Mitwirkung
Buchungsbestätigungen, wichtige Änderungen und Nachrichten des Anbieters werden an die hinterlegte E-Mail-Adresse sowie, bei einem Konto, in den persönlichen Bereich übermittelt. Die buchende Person ist dafür verantwortlich, diese Angaben aktuell zu halten und Nachrichten rechtzeitig zu prüfen. Technische Probleme, falsche Angaben oder Unstimmigkeiten sollten möglichst früh über den Vilenia-Support gemeldet werden.
Support und Beschwerden
Bei Fragen zur Buchung, zur Zahlung oder zur Durchführung kann der Vilenia-Support kontaktiert werden. Reklamationen und Streitfälle werden nachvollziehbar als Supportvorgang dokumentiert, damit Buchende, Anbieter und Vilenia auf denselben Verlauf Bezug nehmen können. Gesetzliche Rechte der Kundinnen und Kunden werden durch diese Bedingungen nicht eingeschränkt.