Datenschutzhinweise zu Konto und Buchung
Version 2026-09-18
Umfang dieser Hinweise
Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Registrierung, der Kontonutzung und der Buchung eines Retreats über Vilenia. Welche Daten im Einzelfall erforderlich sind, hängt davon ab, ob die Plattform nur besucht, ein Konto erstellt, ein Angebot gemerkt, eine Nachricht gesendet oder eine Buchung abgeschlossen wird. Zusätzliche Hinweise können dort angezeigt werden, wo eine besondere Funktion sie benötigt.
Konto- und Kontaktdaten
Bei der Registrierung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, den Bestätigungsstatus der E-Mail-Adresse sowie technische Sicherheitsinformationen zum Konto. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als technisch abgesicherter Prüfwert. Die Daten werden verwendet, um das Konto bereitzustellen, Anmeldungen zu schützen und kontobezogene Nachrichten zuzustellen.
Anmeldung und „angemeldet bleiben“
Für eine aktive Anmeldung wird ein technisch erforderliches Sitzungscookie verwendet. Wenn beim Login freiwillig „Auf diesem Gerät angemeldet bleiben“ gewählt wird, speichern wir zusätzlich für bis zu 30 Tage eine zufällige Anmeldekennung im Browser; der zugehörige geheime Wert liegt auf dem Server ausschließlich als nicht rückrechenbarer Prüfwert vor. Das Cookie dient nur der gewünschten dauerhaften Anmeldung, wird beim Abmelden widerrufen und sollte nicht auf gemeinsam genutzten Geräten aktiviert werden.
Gastbuchungen
Eine Buchung ist auch ohne klassisches Benutzerkonto möglich. In diesem Fall wird eine getrennte Gastkundenidentität angelegt, über die Buchungen und der zugehörige Schriftverkehr anhand der normalisierten E-Mail-Adresse zusammengeführt werden. Daraus entsteht kein Passwortzugang; einzelne Vorgänge können später über zeitlich oder sachlich begrenzte, geschützte Links erreichbar gemacht werden.
Buchungs- und Teilnehmerdaten
Zur Vorbereitung und Durchführung einer Buchung verarbeiten wir Kontaktinformationen, Retreat, Zeitraum, Personenzahl, Zimmer- und Leistungsauswahl, Preisbestandteile sowie die für die Abwicklung erforderlichen Statusinformationen. Namen weiterer Teilnehmender werden der Buchung zugeordnet. Buchungsrelevante Vertragsstände und Zustimmungen werden archiviert, damit der bei Vertragsschluss vereinbarte Inhalt später nachvollziehbar bleibt.
Freiwillige besondere Hinweise
Angaben zu Ernährung, Unverträglichkeiten oder Barrierefreiheit sind freiwillig und sollen dem Anbieter eine angemessene Vorbereitung ermöglichen. Bitte trage dort nur Informationen ein, die für die konkrete Durchführung erforderlich sind. Solche Angaben werden nicht zu Werbezwecken verwendet und nur den Stellen zugänglich gemacht, die sie für die gebuchte Leistung benötigen.
Zahlungsabwicklung
Für die Zahlungsabwicklung werden der ausgewählte Zahlungsweg, Betrag, Währung, Zahlungsstatus und technische Referenzen verarbeitet. Vollständige Karten- oder Kontozugangsdaten werden nicht durch Vilenia gespeichert, sondern unmittelbar durch den eingebundenen Zahlungsdienstleister verarbeitet. Welche Zahlungsarten angeboten werden, kann von dessen eigener Prüfung abhängen.
Weitergabe an den Retreatanbieter
Der für das gebuchte Retreat verantwortliche Anbieter erhält die Informationen, die er zur Durchführung, Kontaktaufnahme und Erfüllung der gebuchten Leistungen benötigt. Dazu können Namen, Zeitraum, Teilnehmerzahl, gebuchte Leistungen und freiwillige Vorbereitungshinweise gehören. Zahlungsgeheimnisse und interne Sicherheitsdaten des Vilenia-Kontos werden nicht an den Anbieter weitergegeben.
Nachrichten und E-Mail-Archiv
Buchungsbestätigungen, Supportnachrichten und andere vorgangsbezogene E-Mails werden mit Empfänger, Betreff, Versandstatus und dem tatsächlich versendeten Inhalt dokumentiert. Diese Zuordnung ermöglicht einen vollständigen Schriftverkehr zu Konto, Gastidentität oder Buchung. Sensible Zugangsschlüssel und vollständige Nachrichtentexte werden nicht unnötig in allgemeinen Benachrichtigungen wiederholt.
Sicherheit und Missbrauchsschutz
Zur Absicherung von Konten und Formularen verarbeiten wir sparsame technische Daten, beispielsweise Sitzungskennungen, Zeitpunkte und pseudonymisierte Merkmale für Zugriffsbeschränkungen. Diese Informationen helfen dabei, automatisierte Angriffe, missbräuchliche Anmeldeversuche und unberechtigte Zugriffe zu erkennen. Sicherheitsdaten werden getrennt von werblichen Auswertungen behandelt.
Speicherdauer
Kontodaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Konto besteht oder offene Vorgänge bearbeitet werden. Buchungs-, Zahlungs-, Vertrags- und Nachweisdaten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen länger gespeichert werden. Nicht mehr benötigte Daten werden nach den festgelegten Fristen gelöscht, anonymisiert oder in zugriffsbeschränkte Archive überführt.
Auskunft und Support
Über den Vilenia-Support können Fragen zur Verarbeitung, Berichtigung oder Zuordnung von Daten gestellt werden. Vor der Herausgabe oder Änderung sicherheitsrelevanter Informationen kann ein geeigneter Identitätsnachweis erforderlich sein. Bestehende gesetzliche Datenschutzrechte bleiben unberührt und werden nicht davon abhängig gemacht, ob eine Buchung mit Konto oder als Gast erfolgt ist.